苏州市吴江区党员关爱暨帮扶困难群众基金会

内部管理制度（试行）

 

一、会议制度

二、财务管理制度

三、基金募集、管理和使用制度

四、重大事项报告制度

五、印章管理制度

六、档案管理制度

七、信息公开和保密制度

八、工作责任制度 

    为加强区党员关爱暨帮扶困难群众基金会（以下简称：基金会）内部管理，不断提升基金会内部管理工作规范化、制度化、科学化水平，根据国务院《基金会管理条例》和《苏州市吴江区党员关爱暨帮扶困难群众基金会章程》有关规定，特制定以下管理制度。

    一、会议制度

    （一）理事会会议制度

    1.理事会会议原则上每半年召开一次，特殊情况下可提前或推迟召开，必要时邀请有关区领导出席。

    2.理事会主要讨论决定《基金会管理条例》和本会《章程》中所列重要事项。

    3.理事会须有三分之二以上理事出席会议方能召开，理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。

    4.理事会由理事长主持，监事会成员列席会议。

    5.理事会召开后要形成理事会议记录，形成《会议纪要》，并由出席理事审阅、签名，并视其情况上报下发。

6.每次理事会前，办公室要作好提供会议讨论的材料准备。

    （二）理事长办公会议制度

    1.理事长办公会议的组成人员为理事长、副理事长和秘书长、副秘书长，必要时邀请有关部门负责同志列席。

    2.下列事项须经理事长办公会议集体讨论决定：

    （1）本会章程的起草或修改；

    （2）本会年度工作计划和年度工作总结；

    （3）本会资金募集、管理和使用方案；      

    （4）本会年度经费收支预算及决算审定；

    （5）本会设立分支（下属）机构、聘用工作人员的审定；

    （6）本会年度预算外重大开支项目的审定；

    （7）本会有关理事长、副理事长和秘书长人员职务的变动;

    （8）本会重要管理制度（包括本规定）的拟订或修改；

    （9）其他由理事们提出需要讨论的重要问题。

    3.理事长办公会议由办公室根据本规定第二条所定内容适时报告理事长同意后，通知理事长会议组成人员参加。理事长办公会议由理事长主持或委托其他副理事长主持。          

    4.理事长办公会议必须有超过三分之二成员参加方可召开，所有决议或决定必须有超过半数的会议参加者同意方为有效。

    5.理事长办公会议原则上每个季度召开一次，特殊情况可提前或推迟召开。

    6.每次理事长办公会议讨论决定的事项应形成《纪要》，经理事长审定后，发给会议组成人员，并报区委组织部。

7.本规定的执行情况在年度工作总结时一并进行检查。

    （三）监事会会议制度

    1.监事会主要依据《基金会管理条例》和本会《章程》有关规定的程序，检查基金会财务和会计资料，监督理事会遵守法律和章程的情况，向理事会提出质询和建议，并向登记管理机关、业务主管单位以及税务、会计主管部门反映情况，听取秘书长有关情况的汇报。

    2.监事会原则上每半年召开一次，会议由监事会主席主持，全体监事参会，必要时邀请理事会有关人员参会。

    3.监事会须有三分之二以上监事出席会议方能召开，监事会《决定》经出席监事会过半人数同意方为有效。

4.监事会要有专人做好记录，会后要形成《纪要》，并向理事会和区委组织部进行通报。

（四）基金会办公会议制度

 1.参加会议人员为基金会理事会秘书长、基金会办公室全体工作人员。

 2.基金会办公会原则上每月召开一次，一般在每月25日至月底召开。

 3.议题内容：学习、传达上级会议、文件、指示精神，结合实际提出贯彻执行的实施意见；检查上一阶段工作，讨论部署下一阶段工作任务；沟通重要捐赠、帮扶问题及处理意见；其他需要办公会讨论决定的问题；

4.基金会办公室秘书室做好办公会议记录，并报区委组织部。

   

二、财务管理制度

1.基金会聘用具有专业技术资格的会计管理财务，按国家有关的财务规定和财政部《民间非盈利组织会计制度》，对基金会财产进行管理。

    2.基金会账、款、物分人保管，年终结算时进行盘点核算。会计、出纳职责分开。

    3.凡基金会的资金往来，均应纳入财务管理，所有基金的筹集，均应使用财政部门统一印制的收款收据，开具的收款收据必须有开票人、复合人的签字（盖章），并加盖本会财务专用章。

4.基金会每年应编制年度预算计划，经区委组织部部务会研究同意后，提交理事会讨论通过后实施。

5.严格基金会财务审批制度。500元以下的一般性开支，经基金会秘书室审核，由基金会秘书长审批；超过500元的开支，由基金会秘书长审批，并报区委组织部分管副部长同意；3000元以上的开支，须经理事长办公会和区委组织部部务会研究同意。

6.基金会财务收支情况，应月清季结，每月报表报区委组织部，每半年将收支情况向区委组织部部务会和理事长办公会议报告，按年度向理事会会议报告，同时向业务主管单位、登记机关报送有关报表，并接受审计部门的审计、监督、检查和指导。

7.基金会工作人员应严格遵守本规定，如有违反，应依法追究其责任。

 

三、基金募集、管理和使用制度

1.本基金会为地方性公募基金会，其基金的募集方法如下：

（1）募集对象主要是全区党员，同时欢迎热心参与公益事业的团体和个人参与募捐；

（2）坚持自愿的原则，捐赠的数量不限、钱物不限；

（3）基金会办公室负责接受捐赠，并将重大捐赠事迹载入基金会史册；

（4）基金会组织开展募捐活动，需事先报区委组织部部务会审定同意后实施，每年五六月份，基金会将配合区委组织部在全区范围组织开展党员关爱基金集中募捐活动。

2.基金会实行专账、专户管理、专款专用，任何单位、个人不得侵占、私分、借支、抵押和挪用基金。

3.基金会资金主要用于关爱帮扶生活困难群体：救助低保户、低保边缘户以及其他特殊困难群体。

4.基金会每年用于从事章程规定的公益事业支出，不得低于上一年总收入的70%。基金会的一切开支，必须用于基金会章程规定的业务范围和基金会本身事业的发展。

5.基金会开展公益资助项目，应当向社会公开所开展的公益资助项目、种类以及申请、评审程序。

6.基金会按照合法、安全、保值、增值的原则管理基金。基金用于增值性质的委托管理，必须报经区委组织部部务会审定同意后，提交理事会通过后实施。其过程必须连贯透明，并符合国家有关财务管理的法律、法规。

7.基金会应当执行国家统一的会计制度，依法进行会计核算、建立健全内部会计监督制度，保证会计资料合法、真实、准确、完整。基金会接受税务、会计主管部门依法实施的税务监督和会计监督。

8.基金会每年1月1日至12月31日为业务及会计年度，每年3月31日前，理事会对下列事项进行审定：

（1）上年度业务报告及经费收支决算；

（2）本年度业务计划及经费收支预算；

（3）财产清册。

9.基金会进行年检、换届、更换法定代表人以及财产清算时，应进行财务审计，接受社会公众监督。

 

四、重大事项报告制度

（一）应报告登记管理机关和业务管理机关的重大事项包括：

1.修改章程，变更登记；

2.理事会换届工作；

3.选举或罢免理事长、副理事长、秘书长，决定由秘书长提名的副秘书长，增补或罢免理事；

4.设立或撤销基金会分支机构、代表机构；

5.专项基金的设立；

6.年度工作总结、年度收支预算及执行情况；

7.决定本基金会的分立、合并和终止；

8.其他应报告的重大事项。

（二）应报基金会理事会会议审议的重大事项包括：

1.应报告登记管理机关和业务管理机关的重大事项；

2.年度资金使用计划和工作要点；

3.年度财务收支情况；

4.年度审计报告；

5.理事长和副理事长认为必须经集体研究决定的重要问题；

（三）应报基金会理事长办公会议审议的重大事项包括：

1.应报基金会理事会会议审议的重大事项；

    2.重大资金募集和使用方案；      

    3.聘用工作人员、志愿者的方案；

    4.预算外开支项目；

5.基金会重要管理制度（包括本规定）的拟订或修改；

6.其他由理事们提出需要讨论的重大事项。

上述重大事项报告，由本基金会秘书室提出书面意见（包括请示、报告或备案材料），报理事长审定。凡是报登记管理机关和业务管理机关的重大事项报告，必须先行报区委组织部后才能报出。

 

五、印章管理制度

1.基金会纳入管理的印章包括：机构章、法人章、财务章。

2.新印章启用前要做好戳记，留样保存。同时附《印章保管清单》，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、图样等信息。

3.印章的使用范围。①凡属以基金会名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖基金会公章；②凡属财务会计业务的，用财务专用章;③凡需法人签字（盖章）的，用法人章。

4.印章由秘书室统一管理，各内设部门使用时，需向秘书室报告。

5.印章的使用程序:

（1）填写《党员关爱基金会印章使用审批单》；

（2）提供加盖印章的依据，如理事会、理事办公会决议；

（3）经秘书室同意，加盖印鉴。

6.上班时间，印章必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁；下班时印章必须放入保险柜，不得随意摆放。

7.严禁工作人员私自将印章带出基金会办公室使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，经秘书室同意，由印章保管人陪同前往办理。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。

8.印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。

9.有下列情况，相关印章须停用：

（1）基金会名称变动；

（2）印章使用损坏；

（3）印章遗失或被窃，声明作废。

印章停用时须经秘书长批准，及时将停用印章封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

10.违反以上规定者，将追究相关人员的责任，若给基金会造成经济损失或不良社会影响者，追究其法律责任。

 

六、档案管理制度

(一)档案的收集、制作

1.归档范围。凡是反映本基金会工作，具有保存利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。

2.归档要求

（1）按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

（2）文书档案由秘书室负责收集制作，财务、审计档案由财务室按照归档要求，负责整理立卷。

（3）文书档案在每年12月底前整理完毕，财务、审计档案根据审计周期确定完成时间。各类档案在基金会办公室保存一年后向区委组织部移交。

（二）档案的查阅

1.本基金会工作人员因工作需要，经秘书室同意，可查阅基金会各类档案资料，未经同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出基金会办公室。

2.本基金会财务人员因工作需要，复印、复制财务档案，需征得秘书长同意。

 （三）档案的鉴定和销毁

    1.以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由秘书室鉴定，将鉴定情况交秘书长审核同意后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

2.保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由秘书室提出处理意见，经秘书长同意执行。

3.销毁档案时，到指定保密单位销毁，必须有两名监销人，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。

 （四）档案保管期限

1.上级机关下发的文件材料（永久）；

2.党和国家领导人、上级机关视察、检查本基金会工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料（永久）；

3.会议记录、纪要及领导讲话、典型经验等文件材料（永久）；

4.年度计划、方案、总结，年检形成的材料，基金会评估材料（永久）；

5.本基金会机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、规章制度等材料（永久）；

6.本基金会人员变更、奖惩等文件材料（永久）；

7.本基金会工作人员花名册及党员统计表（永久）； 

8.登记管理部门、上级主管部门下发并需要执行的文件及落实材料 （长期）；                                         

9.办公室各内设部门形成的过程性材料（短期）；

 

七、信息公开和保密制度

 （一）基金会的信息公开

1.信息公开是指本基金会按照《基金会管理条例》和《基金会信息公布办法》的规定，将内部信息和业务活动信息通过媒体向社会公布的活动。本基金会以下信息需公开：

（1）反映基金会职能、机构设置、慈善项目、工作规范等情况的信息；

（2）需要社会公众广泛知晓或者参与的募捐活动的信息；

（3）募集资金和资金使用情况；

（4）资金保值增值情况；

（5）本基金会的年度工作报告；

（6）其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的信息。

2.本基金会信息公开工作由办公室秘书室负责。

3.信息公开要履行审批程序，由秘书室填写《党员关爱基金会信息发布审批单》，经秘书长同意，信息方可公开。对于已经公开的信息，要制作信息公布档案，妥善保管。

4.公开的信息资料应当真实、准确、完整，不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。

5.本基金会公开信息主要通过基金会网站对外公开，也可根据项目需要在相关报纸、电视台公开。

6.对于公共媒体上出现的造成或者可能造成不利影响的消息，本基金会应在5个工作日内进行公开说明或澄清。

　　7.信息公开活动的情况要纳入年度工作报告中，接受登记管理机关监督检查。

（二）基金会的信息保密

1.信息保密是指基金会在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项，必须按照规定进行保密。本基金会以下信息需保密：

（1）基金会重大决策中的秘密事项；

（2）基金会尚未付诸实施的计划、项目及决策；

（3）基金会内部合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；

（4）未经审计的财务报告；

（5）工作人员的人事档案；

（6）捐助对象的个人信息；

（7）其他按规定应当保密的事项。

2.属于基金会秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由秘书室委托专人执行。

3.对于保密文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

（1）未经秘书长许可，不得复制和摘抄；

（2）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；

（3）在设备完善的保险装置中保存。

4.基金会工作人员不准在私人交往和通信中泄露秘密信息，不准在公共场所谈论、传递秘密信息。

5.基金会工作人员发现秘密信息泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告秘书室；秘书室接到报告，应立即作出处理。

6.对外招聘的工作人员，须签订《保密合同》。

　　

　　八、工作责任制度

    （一）理事长职责

    1.理事长是基金会的法人代表，负责和主持基金会的全面工作；

    2.召集和主持理事会会议；

    3.检查理事会决议的落实情况；

    4.代表基金会签署重要文件；

    5.履行章程和理事会赋予的其他职责。

    （二）副理事长职责

    1.遵守有关法规，履行《基金会章程》赋予的职权、按《基金会章程》办事；

    2.协助理事长的工作，并做好分管的工作；

    3.协助理事长起草制定年度活动计划，接受理事长委托主持理事会会议；

    4.组织开展基金的捐助活动；

    5.监督检查接受捐赠、有效增值、捐助活动的开展情况；

    6.向理事会报告工作情况；

    （三）秘书长职责

    1.主持开展日常工作，组织实施理事会决议；

    2.参与重大事项的决策；

    3.协助理事长对基金会日常事务进行管理；

    4.负责审核需提交理事长会议和理事会议的各项工作计划、方案、制度和工作总结；

    5.完成理事长、副理事长交办的其他工作。

    （四）理事职责

    1.贯彻执行有关法规；履行《基金会章程》赋予的职权、按《基金会章程》办事；

    2.积极参加理事会会议，并提出自己的意见，做好会议记录；

    3.在意见与多数理事意见不同时可保留意见，并执行理事会决议；

    4.在有特殊情况下不能及时参加会议时，说明情况并请假，重大问题可提书面意见；

    5.完成理事会赋予的工作任务；

    （五）监事职责

    1.遵守有关法规，贯彻执行《基金会管理条例》；履行《基金会章程》赋予的职权、按《基金会章程》办事；

    2.依照章程规定的程序检查基金会财务和会计资料，监督理事会遵守法律和章程的情况；

    3.列席参加理事会会议，并做好记录，向理事会提出质询和建议，并向登记管理机关、业务主管单位以及税务、会计管理部门反映情况； 

    4.对基金会接受捐赠、基金的增值活动及捐助活动进行监督和掌握；

    5.及时与理事长沟通，通报情况并提出改进建议，必要时向理事会提出建议；

6.有权对理事会或理事个人或工作人员的工作提出质疑；

7.向理事会负责。

    （六）会计职责

    1.认真学习和严格遵守《中华人民共和国会计法》和各种财务政策、财政纪律和有关财务制度；

    2.根据年度收支预算，控制资金使用范围和标准；

    3.负责填制和审核收支凭证，监督和抵制一切不符合财经政策和纪律的收支凭证；

    4.按照《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》设置各种会计账薄、科目；

    5.及时整理财务凭证，每月清理基金会财务收支账目，财务报表按月、财务分析；

    6.建好会计凭证、账薄表册、财务文件、会计报表等，档案、资料分月装订，年终建档妥善保管，未经批准不得销毁；

    7.编制年度财务预决算；

    8.会计人员调离或因故离职，应将经手的会计凭证、账册、文件资料及未了事项如实移交，并由会计主管人员负责监交；移交、接交等人员均要在移交清册上签字；财政、银行、审计、税务等部门及上级机关检查基金会有关财务情况需抽查会计资料时，经区委组织部分管领导同意后，会计人员应如实反映有关情况，提供有关资料。

    （七）出纳员职责

    1.认真学习、熟练掌握国家的财务政策、财务纪律以及有关财务制度，尤其是现金、证券的保管、领发制度，不断提高政策和业务水平；

    2.熟练掌握支出标准及其范围，严格把关，对任意提高标准、扩大范围的行为要坚决抵制，并有权向本级或上级领导报告；

    3.认真学习《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》，认真审核各份报销、支出的原始凭证，对违反财经规定的行为应拒绝办理；

    4.坚持原始凭证逐日登入银行存款记账，并及时掌握银行存款数额，所有账务必须数字准确、摘要清楚、书写工整；

    5.认真贯彻执行银行结算制度和货币管理制度，财务印鉴必须与会计分管，不得签发空头支票，签发一切支票须办理审批手续；

    6.负责办理经费收支，及时或按期与有关单位、部门办理往来结账；

7.严格执行安全制度，认真管理好现金、空白支票、空白收据及其他有价证券，库存现金超过银行规定限额时，应及时存入银行，不得转借和坐支，不得“白条”抵库，更不得贪污挪用。

（八）内设机构职责

1.财务室。全面负责基金会财务工作，职责包括：

（1）负责编制基金会年度资金使用方案并组织实施；

（2）负责建立基金会财务核算体系，定期提交财会报表和相关统计表，准确反映基金会资金情况；

（3）向捐款人（单位）开具慈善事业捐赠统一票据；

（4）向审计机构提供审计所需的财务工作资料；

（5）负责基金会纳税相关工作；

（6）负责基金会人员成本、行政开支的核算、控制和使用；

（7）负责与委托机构联系，对保值增值部分资金的投资、运作进行监督；

（8）配合其他内设部门完成基金会的工作目标。

2.秘书室。对基金会日常事务进行协调、管理，职责包括：

（1）协调基金会办公室其他内设部门和审计、税务等职能机构，总体负责办公室日常运作；

（2）负责基金会各类会议的会务和文字工作；

（3）负责保管基金会印章、文件，做好文件的收发、催办、归档等工作；

（4）负责接洽来人来访，并做好上传下达工作；

（5）负责申报、汇报材料的填写、上报工作；

（6）负责基金会对外宣传和网站维护工作；

（7）负责基金会工作人员管理、培训等工作。

3.项目室。对慈善项目进行跟踪和管理，职责包括：

（1）负责基金会慈善项目方案的制定；

（2）负责与民政、财政等部门的协调工作，确保项目顺利推进；

（3）负责监督各基层党组织及时、足额发放慰问金；

（4）项目结束后，负责对项目进行总结和评估；

（5）配合其他内设部门，完成基金会的工作目标。